Постановка задач со здравым смыслом

Разминка: комплекс отличника

В современном мире на роль начинающих руководителей ставят сотрудников, которые лучше всех работают, у которых есть внутренняя мотивация сделать что-либо так, чтоб к ним не имелось претензий. Часто такие сотрудники наделены комплексом отличника.

Когда такой сотрудник становится руководителем, в большинстве случаев он начинает требовать от подчинённых такого же уровня вовлечённости, как у себя.

От того, как поставлено поручение, зависит бóльшая часть успешности его выполнения.

Содержание поручения

Поручение, поставленное со здравым смыслом, отвечает пяти критериям:

Здравый смысл

Иногда бывает такое, что здравый смысл не виден сразу.

И если исполнитель не видит смысла в выполнении поручения, потому что не видит всю комбинацию целиком, это будет являться психологическим барьером: зачем делать то, что не имеет смысла?

При постановке задачи лучше сразу рассказать, зачем её нужно выполнить: это не займёт много времени на старте, но снимет риск невыполнения.

Также следует понимать, что поручение должно быть выполнимым. Если поставить невыполнимую задачу исполнителю, скорее всего, он к ней даже не приступит.

Лучше всего сразу уточнить, всё ли понятно и есть ли у исполнителя сомнения: это не требует много времени, но будет дополнительным инструментом контроля для руководителя.

Конечный результат

При постановке задачи должна присутствовать конкретика, цифры, характеристики. Например:

• Сократить время загрузки главной страницы сайта с текущих 4,2 секунды до 1,8 секунды.
• Подготовить отчёт по удовлетворённости клиентов с выборкой не менее 1000 опрошенных.
• Провести 12 корпоративных тренингов по тайм-менеджменту для сотрудников отдела.
• Организовать фестиваль уличной еды в Санкт-Петербурге на 15 площадках.
• Перевести 30 % сотрудников компании на отечественный аналог MS Office.

Ресурсы

Если у исполнителя нет ресурсов, он не сможет выполнить поручение. Например, нельзя ребёнка послать за хлебом, не дав ему денег. Не будет лишним уточнить, располагает ли исполнитель требуемыми ресурсами.

Сроки

Обязательно нужно установить конкретные сроки выполнения поручения. Если сроки будут размытые, например «выполни ASAP», задача будет всегда откладываться на потом.

Зачем это делать

Этот пункт требуется в современном мире: ещё в начале 2000-х подчинённый выполнял поручение просто потому, что это поручение от начальника. Сейчас же менталитет сотрудников изменился: исполнителю нужно подтверждение, что его работа не является бесполезной.

Это основной предмет разногласий между руководителями старой закалки и современными сотрудниками.

Единственное, что тут можно сделать, — это учитывать данный факт и при поручении заданий сотрудникам уточнять, зачем это нужно сделать. Если пытаться давить, заставлять, штрафовать и использовать иные способы принуждения, это будет вести к сопротивлению. И руководителю придётся толкать телегу, а не управлять ею.

Заминка: работа не должна быть бессмысленной

Если обобщить, сейчас у руководителя стало больше работы в области коммуникаций и планирования. Менталитет современных людей смещён в сторону человекоцентричности, что означает, что сотрудники должны получать доказательство, что выполняемая ими работа не является бессмысленной.

Например, в школе, у моего дома, проходят дополнительные уроки подготовки к экзаменам, которые посещают 2–3 человека, и то, потому что родители заставляют. Остальные ученики отказываются от посещения по одной простой причине: на этих уроках не выставляют оценки. Зачем тратить своё время на посещение урока, если оценку получить невозможно? Ничего страшного не произойдёт, если не пойду.